Printerkeuringen

Voor akten van de Burgerlijke Stand worden in het Papier- en Schrijfmiddelen Besluit bijzondere eisen gesteld ten aanzien van de duurzaamheid. In de jaren 90 is een procedure opgesteld voor het testen van apparatuur voor het vervaardigen van akten Burgerlijke Stand, zodat de akten na 100 jaar nog houdbaar en leesbaar zijn.

Nebest COT is als onafhankelijk testinstituut aangewezen om deze tests uit te voeren in opdracht van printerfabrikanten (circulaire Ministerie van Justitie d.d. 14 december 1997, nr. 668307/97/6 en Evaluatie Ministeriele Regelingen Archiefwet, deel 1/3 Advies Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, Den Haag, december 2006). Veel printers, kopieermachines of multifunctionals zijn getest en er zijn voor vele daarvan geschiktheidsverklaringen afgegeven.

De actuele lijst van goedgekeurde producten kunt u aan de onderzijde van deze pagina vinden.

Een goedkeuring geldt alleen voor de geteste combinatie van machine, toner en het standaard papier (het papier dat bij de gemeenten wordt gebruikt voor akten, zijnde normaal-1 papier, 120 g/m²). Door deskundigen is destijds besloten dat de geldigheid van een goedkeuring 3 jaar is. Daarna is er de mogelijkheid voor een verkorte herkeuring.

Nauw verwant met het Papier- en Schrijfmiddelen Besluit is de Regeling Duurzaamheid Archiefbescheiden, die geldt voor alle archieven van o.a. gemeenten, waterschappen, regiokorpsen van de politie en (semi-)overheidsbedrijven. Hierin worden eisen gesteld aan o.a. papier, inkten en toners, en wordt verwezen naar de norm ISO 11798. De Regeling is de uitwerking van de Archiefwet 1995. De documenten voor archieven moeten op grond van de Regeling voldoen aan ISO 11798, maar hiervoor mag ook een alternatief worden aangewend. De Provinciale Archief Inspecties hebben in deze in 2005 besloten dat kopieermachines of printers die voldoen aan de eisen van de COT akte printerkeuring, ook geacht worden te voldoen aan de eisen van ISO 11798.

De testprocedure akteprinters (COT 94.3), de printerkeuring, omvat tests met betrekking tot bestandheid tegen druk en UV-licht, veegvastheid, warmtebelasting, wisselende RV belasting, mechanische bestandheid en chemicaliënbestandheid. De testcondities zijn zwaar. De druktest bijvoorbeeld kent een druk van 100 kg/cm² gedurende 14 dagen, wat neerkomt op een stapel van 10.000.000 A4-tjes (een toren van 1100 meter). De nadere specificaties van alle tests in de printerkeuring zijn op te vragen bij het COT.

Overzicht van goedgekeurde printers + geldigheidsdatum

Canon
Canon i-Sensys LBP351x laser printer (Toner Cartride 039) | 13-03-2021 tot 12-07-2024
Canon i-Sensys LBP352x laser printer (Toner Cartride 039) | 13-03-2021 tot 12-07-2024
Canon i-Sensys X 1643 (All-In One Cartride Toner T06) | 10-08-2021 tot 10-08-2024
Canon i-Sensys X 1238P laser printer (Canon Toner T08) | 15-11-2021 tot 15-11-2024
Canon i-Sensys X 1643P (Canon Toner) | 22-12-2021 tot 22-12-2024
Canon i-Sensys X C1333i multifunctional printer met Canon Toner | 03-08-2023 tot 02-08-2026
Canon iR-ADV DX C5850i laster printer (Canon Toner T08) | 25-01-2023 tot 24-01-2026

HP Nederland
HP E50145dn Laserjet | 05-04-2024 tot 04-04-2027
HP E78330dn Laserjet (model E78330 en E78325) | 05-04-2024 tot 04-04-2027
HP E87660dn Laserjet (model E87660, E87650 en E87640) | 05-04-2024 tot 04-04-2027
HP Color Laserjet Managed E55040dw (model E55040dn, E57540dn en E57540c) | 05-04-2024 tot 04-04-2027
HP M404dn Laserjet | 08-04-2021 tot 08-04-2024
HP MFP E786 Color Laserjet (HP Toner) | 21-12-2022 tot 20-12-2025
HP MFP E877 Color Laserjet (HP Toner) | 21-12-2022 tot 20-12-2025
HP MFP E47528 Color Laserjet (model E7528/E45028-M480/M455, HP Toner) | 21-12-2022 tot 20-12-2025
HP X58045MFP (serie X557/X580, HP Toner) | 08-09-2023 tot 07-09-2026
HP X677MFP (serie X654/X677, HP Toner) | 08-09-2023 tot 07-09-2026

Ricoh
P801 met Print Cartridge IM 600H | 14-07-2023 tot 14-07-2026
Ricoh IM C400F (SRF, Print Cardride IM C400) | 28-10-2021 tot 27-10-2024