Printerkeuringen

Voor akten van de Burgerlijke Stand worden in het Papier- en Schrijfmiddelen Besluit bijzondere eisen gesteld ten aanzien van de duurzaamheid. In de jaren 90 is een procedure opgesteld voor het testen van apparatuur voor het vervaardigen van akten Burgerlijke Stand, zodat de akten na 100 jaar nog houdbaar en leesbaar zijn.

Nebest COT is als onafhankelijk testinstituut aangewezen om deze tests uit te voeren in opdracht van printerfabrikanten (circulaire Ministerie van Justitie d.d. 14 december 1997, nr. 668307/97/6 en Evaluatie Ministeriele Regelingen Archiefwet, deel 1/3 Advies Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, Den Haag, december 2006). Veel printers, kopieermachines of multifunctionals zijn getest en er zijn voor vele daarvan geschiktheidsverklaringen afgegeven.

De actuele lijst van goedgekeurde producten kunt u aan de onderzijde van deze pagina vinden.

Een goedkeuring geldt alleen voor de geteste combinatie van machine, toner en het standaard papier (het papier dat bij de gemeenten wordt gebruikt voor akten, zijnde normaal-1 papier, 120 g/m²). Door deskundigen is destijds besloten dat de geldigheid van een goedkeuring 3 jaar is. Daarna is er de mogelijkheid voor een verkorte herkeuring.

Nauw verwant met het Papier- en Schrijfmiddelen Besluit is de Regeling Duurzaamheid Archiefbescheiden, die geldt voor alle archieven van o.a. gemeenten, waterschappen, regiokorpsen van de politie en (semi-)overheidsbedrijven. Hierin worden eisen gesteld aan o.a. papier, inkten en toners, en wordt verwezen naar de norm ISO 11798. De Regeling is de uitwerking van de Archiefwet 1995. De documenten voor archieven moeten op grond van de Regeling voldoen aan ISO 11798, maar hiervoor mag ook een alternatief worden aangewend. De Provinciale Archief Inspecties hebben in deze in 2005 besloten dat kopieermachines of printers die voldoen aan de eisen van de COT akte printerkeuring, ook geacht worden te voldoen aan de eisen van ISO 11798.

De testprocedure akteprinters (COT 94.3), de printerkeuring, omvat tests met betrekking tot bestandheid tegen druk en UV-licht, veegvastheid, warmtebelasting, wisselende RV belasting, mechanische bestandheid en chemicaliënbestandheid. De testcondities zijn zwaar. De druktest bijvoorbeeld kent een druk van 100 kg/cm² gedurende 14 dagen, wat neerkomt op een stapel van 10.000.000 A4-tjes (een toren van 1100 meter). De nadere specificaties van alle tests in de printerkeuring zijn op te vragen bij het COT.